⏱ Время прочтения — 12 минут

Как в таких жестких условиях оказывать качественную медпомощь, не только не растерять сотрудников, но и привлекать новых? Эксперты столичной сети многопрофильных медцентров «Ниармедик» поделились интересным опытом, как в пандемию провели интеграцию бизнеса, пересмотрели HR-стратегию и справились с кадровым дефицитом.

Самые «дорогие» вакансии

С начала 2021 года в России открыто более 170 тысяч вакансий для лечащих врачей, что на 17% больше, чем за 10 месяцев прошлого года, и вдвое больше, чем за тот же период допандемийного 2019-го. Таковы результаты исследования hh.ru, приуроченного к Международному дню врача (4 октября).

«Медицина, фармацевтика» остается одной из самых дефицитных профессиональных областей, и пандемия только подхлестнула спрос, а предложения для докторов регулярно попадают в топ самых «дорогих» вакансий месяца, считают эксперты hh.ru. За медиков, особенно за квалифицированных специалистов, идет борьба: дефицитных и опытных сотрудников приглашают из других регионов, предлагая им высокие зарплаты, дополнительные бонусы (служебное жилье или компенсацию за него, подъемные, премии и т. д.) и помощь в переезде.

Медики на местах и руководители клиник испытывают этот кадровый голод на себе, сталкиваясь с проблемами ежедневно в своей работе. 87% российских врачей заявили о дефиците медицинских кадров в своих учреждениях, следует из итогов опроса, проведенного в закрытом профессиональном сообществе «Врачи РФ».

«Тренд на нехватку высококвалифицированных кадров наблюдается в медицине давно. Но пандемия обострила многие моменты, и дефицит сегодня ощущается особенно остро. Частные клиники вынуждены конкурировать за сотрудников не только между собой, но и с государственными медучреждениями. Медперсонал в целом ограничен, а когда часть докторов очень активно нанимается государством, врачам предлагают высокие зарплаты, особенно в Москве, для нас такая ситуация стала настоящим вызовом».

Как «разморозили» наем и решили кадровый вопрос

Кадровый вопрос для компании зазвучал особенно остро в пандемию еще и потому, что в начале 2020 года произошло слияние бизнеса сетей клиник «Ниармедик» и «Доктор рядом», ребрендинг завершился только к осени 2020-го, и потребовались новые кадры. В начале пандемии наем сотрудников в сети был практически заморожен, а в сентябре прошлого года, когда спрос на медицинские услуги частных клиник начал восстанавливаться, в «Ниармедик» перешли к очень активному поиску специалистов.

Стояла непростая задача — максимально быстро укомплектовать штат, 80% которого составляли врачи. HR-директор сети Ирина Сережкина вспоминает, что сентябрь — декабрь 2020 года стали для компании очень сложным периодом, так как докторов на свободном рынке было крайне мало. Пришлось перестроить систему подбора персонала: выяснили, что ограничивает и мешает нанимать сотрудников, пересмотрели мотивацию, внедрили новые технологичные инструменты.

«Мы начали искать новые решения кадрового вопроса, перестроили нашу работу, чтобы на такие форс-мажоры, как новые ограничения и открытие ковид-госпиталей, реагировать очень оперативно. Нам помогает внутренняя работа по расширению штата и повышению мобильности докторов между клиниками, а также лояльность и гибкость руководства к внешним совместителям. Если медики хотят подработать в наших клиниках, мы открыты и готовы предложить индивидуальные условия оплаты труда и времени работы. Не ограничиваем и наших штатных специалистов — даем им возможность совмещать. В итоге весь этот сложный год мы достаточно успешно набираем сотрудников, комбинируя разные подходы к подбору персонала».

Кстати, в пандемию ситуация с поиском медицинских сестер оказалась даже сложнее, чем с врачами. Спрос на этих сотрудников очень высок со стороны и государства, и частной медицины. Так, в июне — июле 2021 года начали снова открывать пункты вакцинации, и медсестер было невозможно найти. Этим летом топовыми вакансиями в медицине стали врач-терапевт и медсестра процедурного кабинета. В «Ниармедик» смогли закрыть потребность в медицинских сестрах, но это далось очень нелегко: пришлось обзванивать многих кандидатов.

Коллектив в цифрах
В штате сети клиник «Ниармедик» — 770 человек:
● 450 докторов (в том числе кандидаты наук и врачи высшей квалификации),
● 125 медсестер,
● около 100 сотрудников регистратуры,
● 97 сотрудников бэк-офиса.

«Охота» за врачами

О том, с какими трудностями столкнулась HR-команда в последние годы, можно судить по следующим цифрам. Всего в департаменте по персоналу «Ниармедик» работают 6 сотрудников, из них — 2 рекрутера. Сейчас у сети клиник открыто 45 вакансий, но был период, когда набор проводился на 90–100 позиций. Такая высокая загруженность наложилась на острую нехватку кадров в медицине. Как же справлялись со сложностями в найме и где находили опытных сотрудников?

Источники подбора в медицине (на примере сети «Ниармедик»):

1. Публикация вакансий на страницах компании в соцсетях.
2. Сотрудничество с профильными вузами и размещение вакансий на их карьерных страницах и в блогах (эффективный инструмент).
3. Поиск через профессиональные группы и чаты руководителей, по сарафанному радио и рекомендациям коллег (распространенный способ хантинга).
4. Job-сайты — в качестве основного сервиса по поиску сотрудников используют hh.ru. По словам Ирины Сережкиной, перешли на него с другого ресурса, так как не получали должного отклика и такого числа квалифицированных кандидатов, как сейчас с hh.ru. Медики активно пользуются этим сайтом — здесь размещено много резюме и врачей, и медсестер, и администраторов.
5. Агрегаторы — например, Job Card (для закрытия части позиций — допустим, для найма операторов call-центров).
6. Работа с уволившимися сотрудниками для возвращения их в штат (примеров повторного найма много).
7. Публикация вакансии на корпоративном портале сети клиник.

Из-за кадрового голода в пандемию на рынке труда сформировался новый тренд — переезд медиков из других регионов в Москву и крупные города. В «Ниармедик» немало таких врачей. Опытных сотрудников с образованием и необходимым набором компетенций ищут по всей стране.

Сложнее всего дела обстоят с поиском соискателей на управленческие медицинские должности — главных врачей, заместителей, заведующих отделениями. Чтобы закрывать такие вакансии, в арсенале HR-команды разные способы:

• Отслеживают будущих управленцев внутри сети клиник. Это одно из важных направлений HR-стратегии — растить кадры в своей компании.
• Внимательно проверяют каждого кандидата на соответствие руководящей должности. Так, соискатель претендует на вакансию врача, а у него в бэкграунде должности главврача/зама крупной государственной больницы — такого кандидата рекомендуют на должность руководителя.
• Ведут кадровый резерв — в «Ниармедик» есть внешние и внутренние базы резюме, которые помогают эйчарам компании активно предлагать интересных кандидатов и быстро закрывать вакансии. «Далеко не всегда можно найти медиков с нужными компетенциями, и мы начали вести внешний кадровый резерв: видим интересных соискателей, которых пока не можем трудоустроить, сохраняем резюме и следим за их карьерной траекторией. Как только откроется вакансия, свяжемся и предложим работу. Немало историй, когда специалист претендует на позицию врача, имея уровень образования, компетенции и опыт руководителя. Трудоустраиваем и заносим такого сотрудника во внутренний резерв. Появилась управленческая вакансия — сразу рекомендуем, и если человек соответствует нашим ожиданиям, то идет на повышение», — говорит Ирина Сережкина.

От почты и табличек к CRM-системе

Возросшее число вакансий, необходимость быстро их закрывать, потребность вести кадровый резерв — все это подтолкнуло департамент по персоналу «Ниармедик» автоматизировать процесс подбора.

«До внедрения CRM-системы все коммуникации по подбору персонала были по корпоративной почте. Рекрутер находил на job-сайте резюме кандидата, отправлял руководителю, получал обратную связь и приглашал соискателя на собеседование. Когда в пандемию наступил кризис подбора, руководству сети клиник потребовался отчет, как идут поиски кандидатов, мы начали собирать аналитику в Excel — тогда это был единственный доступный для нас инструмент. В табличках вели воронку кандидатов, чтобы понимать, сколько отработали соискателей, сколько направили руководителю, сколько наняли. В какой-то момент весь этот процесс стал сложным, громоздким и нерезультативным, а для нас крайне важно быстро закрыть вакансии. Чтобы наладить процесс подбора, улучшить коммуникации с заказчиками, повысить скорость, качество и эффективность нашей работы, понадобилось современное технологичное решение. Внедрение системы подбора персонала Talantix стало важным этапом для нашей компании: мы договорились с руководителями по всем ключевым вопросам, сделали процесс подбора быстрым и прозрачным».

«Перейдя на Talantix, мы получили массу преимуществ — можем не только сохранять резюме и к ним возвращаться, но и выгружать всю аналитику, подключать неограниченное число заказчиков, выстраивая совместную работу отдела по подбору персонала и руководителей, и каждый вносит свой вклад и помогает оперативно укомплектовать штат сотрудников. Еще один плюс — ведение так необходимого нам кадрового резерва».

Кейс «НИАРМЕДИК»: как выстроить правильную HR-стратегию, сделав ставку на технологии

Нарушение коммуникаций между рекрутерами и руководителями, участвующими в подборе сотрудников, возникает достаточно часто. Рекрутер загружен работой, а внутренние заказчики жалуются, что HR-отдел ищет кандидатов медленно или присылает резюме не тех, кто нужен. Вакансия не закрыта, а это может напрямую повлиять на эффективность бизнеса и его доходность. HR-команда «Ниармедик» на своем опыте показала, как выйти из кризиса в подборе и найти общий язык с руководителями и как в этом помог Talantix.

Этап 1: готовим аналитику, чтобы выяснить проблему

Смотрим воронку кандидатов — сколько кандидатов HR-отдел обрабатывает, сколько соискателей направляет руководителю, сколько человек в итоге нанимают. Допустим, есть 200 кандидатов, 80 подходят, уровень дохода устраивает 20 человек, нанимаем одного, и при этом была проделана огромная работа рекрутера.

Этап 2: выясняем причину, оптимизируем работу

В оптимизации начинаем с рекрутеров, затем оцениваем коммуникации с заказчиками, находим проблемные места, анализируем компетенции руководителей, необходимые для подбора.

Этап 3: проводим обучающие семинары для руководителей

HR-департамент «Ниармедик» разработал тренинг «Эффективные методы подбора персонала и проведения интервью в медорганизации» для заказчиков со стороны бизнеса — управляющих клиниками, главных врачей, их замов, руководителей регистратур.

В первой части тренинга эйчары компании делятся опытом, как работает отдел подбора, рассказывают о ситуации на рынке, о внешних проблемах, с которыми сталкиваются (ограниченные ресурсы, жесткая конкуренция), раскрывают, какие ограничения есть внутри организации, показывают воронку кандидатов.

Вторая часть тренинга — практика ведения интервью с кандидатами, изучение методики DISC для оценки психологического портрета кандидата (поведенческая модель для исследования поведения людей в определенной ситуации, основанная на работах американского психолога Уильяма Марстона).

Этап 4: автоматизировали подбор и внедрили CRM-систему

Весь процесс подбора проходит в Talantix. К системе уже подключены 23 внутренних заказчика. Есть руководители вовлеченные, которые видят в автоматизации огромные преимущества, а есть те, кому требуется помощь отдела рекрутмента.

Этап 5: развиваем HR-аналитику и повышаем KPI

Повышаем ключевые KPI для HR: показатель по добровольной текучести кадров, доля основных сотрудников, рост числа высококвалифицированных сотрудников, кандидатов наук, врачей высшей категории. Ведем аналитику по этим параметрам для руководства, чтобы, например, если набор вошел в красную зону, что-то оперативно поменять.

Подбор в цифрах
Средний срок закрытия врачебных вакансий благодаря Talantix сократился вдвое: с 28–30 до 15–17 дней. Есть управленческие позиции, поиски соискателя на которые требуют точечной работы, и рекрутер постоянно отслеживает кандидатов для резерва, так как уровень требований достаточно высокий.

Мнение руководителя

«Я начала работать в клинике 1 июля 2021 года. В настоящее время мы развиваем новые направления, открываем новые кабинеты, увеличиваем число специалистов. Поэтому приходится набирать большое число сотрудников. Мы предоставляем весь спектр амбулаторных услуг, и наша цель — чтобы пациент, обратившись в клинику, мог за один день посетить всех необходимых специалистов. В наше учреждение ищем врачей, медсестер и администраторов регистратуры. Кроме профессиональных навыков, они должны иметь соответствующий опыт, знать стандарты работы с пациентами, проявлять эмпатию и заботу на всех этапах их нахождения в клинике.
С Talantix работа по подбору персонала значительно упростилась. Я впервые столкнулась с CRM-системой. У меня есть профиль «Кандидат» на каждую позицию. Я захожу в систему, заполняю заявку, и департамент по персоналу получает вакансию в работу. Дальше мне на почту приходит уведомление, что мне отправили резюме соискателя. Из Talantix я приглашаю его на собеседование и по результатам пишу свои комментарии, которые видят сотрудники HR-департамента. Если раньше мы пользовались только электронной почтой, постоянно пересылали друг другу резюме и все комментарии, то теперь я могу неоднократно обращаться к данным соискателя. И я, и отдел подбора можем оставлять комментарии. Благодаря Talantix мы тратим на поиск сотрудников в 2 раза меньше времени, чем раньше. С помощью этой CRM-системы мы закрыли практически все вакансии в клинике.
Сейчас мы ведем кадровый резерв, до Talantix это было делать сложно, мы собеседовали многих кандидатов, выбирали лучшего, но всегда оставались те, кто в данный момент не мог получить место. Все резюме хранились в бумажном виде, в папочке. Сейчас кадровый резерв в CRM-системе, можно быстро найти подходящего соискателя. Безусловно, стоит внедрять такие технологичные решения, как Talantix, они серьезно облегчают руководителю жизнь».

Советы коллегам от HR-команды «Ниармедик»:

1. Важно ориентироваться в том бизнесе, в котором вы работаете, в задачах и «болях», которые есть у заказчиков, — чтобы помогать их решать.
2. Быть гибкими и порой ломать свои стереотипы, быть открытыми новому в HR.
3. Внедрять современные ИТ-решения. Автоматизация помогает сократить время подбора, позволяет делать его прозрачным, управляемым, облегчает коммуникации с заказчиком: вы общаетесь в едином информационном пространстве, это позволяет построить комплаенс HR-департамента с руководителями.
4. Активно получать обратную связь от сотрудников об их работе, условиях труда и проблемах — для этого в «Ниармедик» пользуются платформой обратной связи kakdela от hh.ru.
5. Наладить коммуникации с руководителями, участвующими в подборе, сделав этот процесс понятным и прозрачным для всех его участников.